La prima azione quotidiana di ogni diplomatico consiste spesso nell’esame della posta in arrivo.
Lo stesso dovrebbe essere fatto, una volta che il PC è acceso ed è connesso a Internet, con la posta elettronica in arrivo (l'e-mail). Si tratta di un semplice gesto che pero’, purtroppo, è spesso trascurato. A cosa serve allora avere un mezzo di comunicazione cosi’ veloce (come Internet) che funziona quasi in tempo reale se, una volta arrivata la comunicazione, nessuno va a controllarla e a leggerla?
La posta elettronica è particolarmente importante per i diplomatici che, per definizione, sono in contatto con altri colleghi in tutto il mondo. A questa considerazione si devono aggiungere due dati evidenti che ne testimoniano l’efficacia: in primo luogo, il suo basso costo (in un periodo in cui si stanno tagliando drasticamente i bilanci pubblici, il costo diventa una priorità ed un elemento di discriminazione), in secondo luogo il superamento delle difficoltà pratiche imposte dalla differenza di fuso orario. Potremo cosi’ inviare una comunicazione dall’Europa a un collega che ancora sta dormendo negli Stati Uniti, ed essere certi che egli la troverà nella sua casella di posta elettronica al mattino seguente. E tutto questo al costo di una chiamata locale!
Un ulteriore notevole vantaggio è la possibilità di inoltrare insieme ai messaggi anche dei documenti (i cosiddetti attachments). In questo semplice modo, si risparmia il tempo della ribattitura e le eventuali modifiche al testo possono essere eseguite direttamente sul testo originale. Inoltre, tutto cio’ che è disponibile in forma elettronica può essere spedito con posta elettronica (i.e. un articolo di giornale, i documenti ufficiali delle Nazioni Unite, le convocazioni e gli ordini del giorno di riunioni, ecc.). Perciò, se qualcuno trova qualcosa di interessante (come un comunicato stampa o un articolo) su Internet, può facilmente e rapidamente spedirlo a tutti gli altri colleghi potenzialmente interessati, usando lo stesso testo e semplicemente aggiungendo un messaggio di accompagnamento.
L'e-mail è particolarmente utile anche per distribuire a tutti quelle comunicazioni periodiche (bollettini, circolari, comunicati stampa, ecc.) che necessitano di una rapida e vasta diffusione all’interno di una struttura.
Inoltre alcuni ministeri degli esteri hanno gia’ iniziato ad utilizzare la posta elettronica per lo scambio di messaggi di natura non riservata allo scopo di semplificare il flusso delle informazioni e renderlo piu’ snello ed efficace. E’ probabile che visti i soddisfacenti risultati questa tendenza si andra’ consolidando nel futuro.
Sarebbe comunque errato pensare che la trasmissione elettronica di comunicazioni e documenti possa sostituire completamente il tradizionale invio attraverso corriere diplomatico; sebbene sia possibile prevedere che in un prossimo futuro esso sara’ caratterizzato da un sistema misto di trasmissione elettronica e fisica che sarà più efficiente ed economico di quello attuale.
È importante tenere presente che la distribuzione elettronica e la posta elettronica non sostituiranno mai totalmente i mezzi tradizionali di comunicazione: essi rappresenteranno un complemento piuttosto che un rimpiazzo. Il facile accesso alle informazioni di base permetterebbe di avere maggior tempo da dedicare all’analisi e allo studio, facilitando di conseguenza il processo di "decision-making" e rendendolo piu’ equilibrato e aderente alla realta’.
maggiormente abituati al suo formato e per la praticità di consultazione al di fuori dei luoghi di lavoro; cio’ non toglie che quando si trova un articolo interessante su Internet lo si puo’ sempre stampare per poi leggerlo.