La rivoluzione informatica e il diplomatico del XXI secolo

di Stefano Baldi

(Pubblicato in Affari Sociali Internazionali n. 3, 1999, Franco Angeli Editore, Milano, 1999)

. L'uso delle nuove tecnologie dell'informazione, fra cui Internet, si estende ormai a quasi tutti i settori, e viste le sue possibili applicazioni e' ormai divenuto uno strumento indispensabile per tutte le professioni, soprattutto nel settore terziario. La politica estera rientra a pieno titolo in quei settori in cui l'uso di Internet ha un notevole potenziale per migliorare sia le conoscenze che i metodi di lavoro.

Uno degli elementi chiave dell'attivita' diplomatica e' l'interazione: i diplomatici comunicano, scambiano punti di vista, propongono posizioni e le negoziano fino a trovare compromessi accettabili. Internet aumenta enormemente il potenziale di interazione e permette di migliorare ed allargare le tradizionali attivita' di interazione. Cio' naturalmente e' vero a patto che l'utilizzo venga fatto in modo corretto. Solo in tale caso Internet puo' effettivamente aiutare ad individuare informazioni, a collocarle nel giusto contesto e ad interpretarle.

Un esempio efficace che si puo' utilizzare per illustrare le possibilita' offerte da Internet, e' l’esigenza di fornire informazioni sull'attivita' in ambito internazionale di ciascun governo. I discorsi, i comunicati ufficiali, le prese di posizione (position papers) in tema di politica estera sono rimasti fino ad oggi spesso confinati ad una stretta cerchia di addetti ai lavori. Questa limitazione e' oggi superabile tramite Internet che permette di rendere immediatamente disponibile a livello mondiale, mettendola in linea, una qualsiasi informazione. Cio' non assicura uno specifico bacino di utenza o la certezza che essa verra' letta da tutti coloro che potrebbero essere interessati, ma rimane il fatto che comunque consente una maggiore diffusione rispetto ai mezzi tradizionalmente utilizzati garantendo inoltre la reperibilita' anche in futuro delle stesse informazioni. Rimane comunque il fatto che gli utenti di Internet nel mondo hanno ormai superato i 100 milioni e si tratta soprattutto di persone appartenenti agli strati medio-alti della societa'.

Un altro aspetto di rilievo per chi opera in politica estera e' rappresentato dalle possibilita’ che Internet offre nella tempestivita' dell'invio/ricezione delle informazioni e della facilita' della loro archiviazione e successiva ricerca. Per capire facilmente quali sono i vantaggi offerti in questo senso basta pensare al classico esempio dei comunicati stampa e dell'importanza della tempestivita' di tale tipo di informazione.

Non e' un caso che le principali agenzie di stampa internazionali (Reuters, Agence France Presse, AP, etc.) forniscano vari servizi su Internet (sia a pagamento che gratuiti). Anche le principali agenzie italiane (ANSA, ASCA, ADNKronos, etc.) si sono accorte dell'importanza di essere presenti sulla Rete ed hanno realizzato sistemi di informazione su Internet.

Inoltre sono sempre piu' numerosi i quotidiani (Corriere della Sera, La Stampa, La Repubblica, Il Sole 24 Ore, ecc.) che pubblicano edizioni del giornale (piu' o meno complete) anche su Internet. Alcuni di questi hanno costituito redazioni specifiche che alimentano continuamente il flusso di informazioni che vengono pubblicate direttamente su Internet, con investimenti in termini di risorse sia umane che finanziarie molto rilevanti..

I Ministeri degli Esteri di molti Paesi gia' da tempo hanno realizzato siti WEB che in alcuni casi sono molto ricchi di informazioni (sono quasi 80, fra cui vanno segnalati Gran Bretagna, Giappone, Stati Uniti, Canada, Francia, Italia ecc.). Infatti i siti WEB possono costituire un primo punto di riferimento per chi cerca indicazioni su un certo Paese. Anche molte Ambasciate e Consolati hanno realizzato siti che spesso possono essere un ottimo mezzo per migliorare e razionalizzare il lavoro informativo che sono chiamati a fare.

Anche le Organizzazioni Internazionali utilizzano Internet per le loro attivita' interne e progressivamente anche per i rapporti con gli stati membri. Il reperimento delle informazioni e della documentazione resa disponibile online e' molto piu' semplice e rapido. Inoltre e' possibile accedere ad archivi talvolta molto ampi con possibilita' di ricerca e consultazione elettronica che erano impensabili fino a qualche anno fa.

Uno dei vantaggi che le nuove tecnologie offrono in termini di informazione, particolarmente rilevante per la politica estera, e’ rappresentato dal fatto di poter fornire i testi di base (comunicati stampa, discorsi, resoconti ufficiali di riunioni, ecc.) senza necessariamente dover ricorrere all’intermediazione dei media, che talvolta forniscono interpretazioni ed analisi, trascurando la notizia vera e propria.

Un effetto secondario, ma non meno importante, che deriva dalla possibilita’ di fornire informazioni direttamente in linea, e’ quello di poter dare una maggiore coerenza fra le posizioni espresse ufficialmente dal Ministero degli Esteri (ed altri eventuali Ministeri tecnici con specifiche proiezioni in politica estera) e quelle espresse dagli organi periferici (Ambasciate, Missioni Permanenti, Consolati, ecc.). Poiche' e' possibile conoscere con tempestivita' le prese di posizione ufficiali sulle varie questioni, sara' piu' facile per tutti gli organi periferici seguire le linee guida dettate dal Centro.

Si dovrebbero cosi' poter limitare eventuali fenomeni di scollamento nella conduzione della politica estera (tenuto anche conto della possibilita' di contatti diretti tra sedi periferiche); piu' rari dovrebbero diventare i casi in cui l'Ambasciatore viene smentito dal proprio Governo o contraddice il collega operante in un'altra sede. Da un lato l'Ambasciata tendera' sempre piu' a diventare un vero e proprio ufficio distaccato del Ministero, dall'altro diventera' relativamente piu' facile per l'Ambasciata stessa incidere sul processo decisionale al centro fornendo contributi e suggerimenti continui e aggiornati.

Particolarmente significativo, soprattutto nel caso specifico dell'Italia, e' il potenziale sfruttamento di Internet per fornire informazioni alle collettivita' italiane presenti nel mondo. Vista la sua natura Internet e' uno strumento straordinario per diffondere in tempo reale notizie sulla vita del Paese. Oltre al numero di quotidiani consultabili attraverso la rete di cui si e’ gia’ accennato, non va dimenticata la possibilita' di ascoltare in diretta trasmissioni radiofoniche e televisive. A tale proposito sono gia' disponibili i giornali radio e molti programmi della RAI e numerosi altri programmi in diretta di alcune radio private nazionali.

Un italiano residente in Australia puo' quindi tranquillamente leggere il quotidiano italiano collegandosi con il proprio computer senza attendere che la copia cartacea arrivi con il primo volo dall'Italia. Alla comodita' si unisce il risparmio economico che tale soluzione comporta ed i vantaggi che possono talvolta derivare dal diverso fuso orario.

Le istituzioni hanno quindi un'occasione unica per stabilire anche con i cittadini piu' lontani un rapporto piu' stretto rispetto a quello che era possibile in passato. Sara' percio' relativamente piu' facile far conoscere nuove normative amministrative che riguardano tutti gli italiani all'estero attraverso la realizzazione di specifici servizi Internet che contengano tali informazioni costantemente aggiornate. Basti pensare alle normative fiscali o a quelle elettorali per capire quanto il potenziale sia esteso.

Naturalmente non e' immaginabile che "ciascun" italiano all'estero possa avere un collegamento Internet ma e' certamente ipotizzabile una diffusione capillare presso i consolati, gli istituti italiani di cultura, le associazioni, i comitati e la stampa italiana all'estero che potrebbero poi provvedere alla diffusione piu’ capillare delle informazioni ai singoli. Se alle opportunita' offerte da Internet si associa lo sviluppo dei canali televisivi via satellite ci e' piu' facile capire perche' gli italiani all'estero del secolo XXI avranno dell'Italia un'immagine molto piu' aggiornata e piu' vicina alla realta' di quanto finora non sia stato possibile.

L'intenso scambio di comunicazioni ha da sempre caratterizzato l’attivita’ diplomatica. Fino ad oggi tali comunicazioni sono state effettuate su un supporto cartaceo (sotto varie forme quali dispacci, appunti, note, telegrammi etc.) e sono state recapitate utilizzando sia il trasporto fisico (corriere diplomatico) che quello via filo (telex, fax).

L’avvento della posta elettronica, che e' e rimane una delle applicazioni piu' sfruttate di Internet, e’ destinato a causare profondi mutamenti nelle tradizionali comunicazioni diplomatiche.

A medio termine la modalita’ di consultazione primaria delle comunicazioni e’ destinata ad essere quella a schermo: le scrivanie dei funzionari saranno sempre meno ingombre di telegrammi o altre comunicazioni cartacee da leggere, ma in compenso si dovranno consultare cartelle elettroniche (folders) nelle quali affluiranno in maniera strutturata tutte le comunicazioni di competenza.

A prima vista potrebbe sembrare un passo indietro perche’ saremo comunque costretti a consultare numerose comunicazioni con il rischio di non essere in grado di individuare quelle veramente rilevanti o operative. In realta’ nel fare tale considerazione ci si dimentica delle possibilita’ offerte dalle versioni elettroniche che permettono, con relativa facilita’, di effettuare ricerche o ordinare rapidamente la documentazione secondo criteri decisi dall'utente. Cosi’ sara’ piu’ facile, ad esempio, leggere documenti secondo la priorita’ assegnata dal mittente, o ricercare quei documenti che riguardano uno specifico tema o uno specifico Paese. Naturalmente affinche' cio’ sia possibile e’ indispensabile che ci si abitui a nuovi metodi di lavori e si applichino quelle regole di standardizzazione che sono il presupposto ad una razionale utilizzazione dell’informatica.

Anche qui a titolo di esempio si puo’ citare l’importanza di inserire parole-chiave adeguate nell’oggetto delle comunicazioni. Una scarsa attenzione a questo aspetto comporterebbe una difficolta’ nell’individuare o nel classificare adeguatamente il contenuto della comunicazione. Se gli utenti (nella fattispecie i diplomatici) non impareranno tali elementari regole e si impegneranno a rispettarle ci si trovera’ inevitabilmente di fronte ad una situazione che viene spesso citata per esemplificare il cattivo funzionamento di alcuni sistemi informativi: "garbage in, garbage out", con tutte le conseguenze che ne deriveranno.

. La struttura diplomatica e' caratterizzata dalla dislocazione in posti molto diversi fra loro (e spesso molto distanti), e' facile percio' intuire quanto la possibilita' di utilizzare la posta elettronica possa costituire un notevole vantaggio sia in termini economici che di tempo. L'e-mail puo' spesso essere del tutto sostituivo al fax, soprattutto nel caso in cui i messaggi siano costituiti da solo testo, come e’ nella maggioranza dei casi. Inoltre e' possibile inviare contemporaneamente lo stesso messaggio a piu' indirizzi, senza nessuna operazione aggiuntiva rispetto all'inserimento dei destinatari nell'intestazione.

Naturalmente vi sono sempre controindicazioni e pericoli che possono derivare da un uso incontrollato della posta elettronica su Internet. Vista la quantita' di posta in circolazione ogni giorno, puo' succedere che un messaggio non venga recapitato. Inoltre i messaggi in chiaro possono potenzialmente essere letti se intercettati lungo il tragitto prima della consegna oppure piu' semplicemente possono giungere a destinazione incompleti. Ma queste limitazioni, troppe volte enfatizzate senza giustificato motivo (sono infatti gli stessi problemi che sussistono con il fax), possono essere parzialmente superate con sistemi di criptaggio (sia hardware che software) e con adeguate numerazioni che permettano il controllo di tutti i messaggi. In particolare la posta elettronica potrebbe essere molto vantaggiosa per l'invio di tutte quelle pubblicazioni periodiche (bollettini, circolari, comunicazioni di servizio) che dovrebbero avere una rapida e ampia diffusione all'interno della struttura organizzativa, oltre ai gia’ ricordati comunicati stampa.

Sara' importante non farsi prendere la mano dalla facilita' con cui si possono mandare le stesse comunicazioni ad un numero anche elevato di indirizzi. Infatti se portata all'estremo, la tendenza ad inviare messaggi ad un numero troppo allargato di destinatari potrebbe comportare un appesantimento inutile del lavoro degli uffici che si troverebbero sommersi di comunicazioni non strettamente di loro competenza.

E’ errato tuttavia pensare che la trasmissione elettronica sostituira’ totalmente il servizio postale tradizionale. E’ invece verosimile prefigurare un futuro abbastanza prossimo in cui si affermera’ un sistema ibrido di trasmissione elettronica e di consegna fisica (con prevalenza del primo sul secondo) che sara’ molto piu’ efficiente ed economico di quello attuale.

Alcuni effetti derivanti dall'introduzione delle nuove tecnologie dell'informazione cominciano gia' a delinearsi nel campo delle attivita’ esterne della diplomazia, come nel caso dei negoziati internazionali. La possibilita’ di allargare il numero dei partecipanti alla preparazione delle Conferenze internazionali o la redazione di bozze di accordi multilaterali attraverso l’utilizzo appropriato di mezzi elettronici comincia a fare la sua timida apparizione. Si pensi infatti a tutti quei piccoli Stati (ormai sempre piu’ numerosi) o a quegli Stati con risorse finanziarie estremamente limitate, che non possono partecipare alle numerose riunioni che spesso caratterizzano i negoziati multilaterali. L’utilizzo di videoconferenze (che pero' presenta una serie di limitazioni e difficolta' sul piano tecnico), o ancora piu’ semplicemente di rapidi scambi di posta elettronica, potrebbe permette di partecipare attivamente alla redazione e alla finalizzazione di testi sui quali sara’ poi piu’ facile trovare un accordo finale che tenga conto delle esigenze della maggior parte degli Stati che hanno partecipato al negoziato. E tutto cio’ a costi decisamente ridotti, non essendo necessario lo spostamento fisico dei responsabili.

I miti che accompagnano l'introduzione delle nuove tecnologie nei vari settori lavorativo sono numerosi e non tutti sono giustificati. Una delle convinzioni errate consiste nel credere che l'avvento delle nuove tecnologie informatiche portera' ad una scomparsa di alcune figure professionali. Prendiamo ad esempio il ruolo della segretaria. In futuro e' probabile che si presenti un contesto in cui aumentera' rapidamente il numero di messaggi di posta elettronica inviati direttamente a funzionari o a dirigenti. La segretaria costituira' il filtro piu' importante per evitare che qualsiasi funzionario si trovi a dover leggere centinaia di messaggi al giorno. Questo semplice esempio, non certo esaustivo, prova che non necessariamente si arrivera' ad una riduzione dei posti di lavoro, ma sicuramente sara' possibile una maggiore efficienza, cioe' l'attivita' svolta nello stesso arco di tempo sara' maggiore.

Un altro effetto da non sottovalutare che si sta progressivamente registrando nella pratica diplomatica in seguito all’introduzione delle nuove tecnologie dell’informazione e’ la riduzione dei tempi decisionali. Sotto l'influenza dell'informatica, anche per la politica estera, cosi' come in passato si e' verificato per la politica finanziaria e la politica commerciale, si stanno alterando considerevolmente i tempi di reazione (e di azione).

Tale tendenza non e’ esente da rischi se portata all’estremo; se la velocita’ dell’informazione coincide con una sua mancata valutazione ed analisi allora si possono determinare situazioni di reazioni "impulsive" o ancor peggio "superficiali" che costituiscono un grave pericolo nella politica internazionale. Un’aggravante di tale tendenza e’ rappresentata dal funzionamento e dalla rilevanza dei mass-media nel processo decisionale: basti pensare all’impatto sull’opinione pubblica di alcune prese di posizione degli organi di informazione.

Il più facile accesso ed una piu’ ampia gamma di informazioni dovrebbe invece essere utilizzato dai diplomatici per dedicare più tempo all'analisi e alla programmazione in modo da poter assumere decisioni più equilibrate e coerenti in tutti quei casi in cui non ci si trova in situazioni di emergenza. Ma questi vantaggi si potranno realizzare solo se le nuove tecnologie dell’informazione saranno correttamente utilizzate ed entreranno a far parte degli ordinari strumenti di lavoro in seguito alle necessarie modifiche ed adeguamenti dei metodi di lavoro.

E' interessante notare anche come nuove forme di protesta internazionale si stiano organizzando attraverso Internet. Un esempio recente e' rappresentato dalle iniziative di protesta organizzate in occasione della Conferenza Ministeriale dell'Organizzazione Mondiale del Commercio svoltasi a Seattle. Molte di queste iniziative sono state coordinate anche attraverso una capillare diffusione di messaggi elettronici fra i diversi movimenti contrari all'OMC. Inoltre alcune forme di protesta sono state attuate proprio facendo ricorso agli strumenti messi a disposizione da Internet. Ad esempio sono stati organizzati virtual sit-in per bloccare le attivita' informative del sito ufficiale dell'OMC.

Iniziative simili, anche se meno sofisticate sul piano organizzativo, erano state prese anche nel corso degli attacchi NATO alla Serbia e dai turchi per il caso Ocalan, nei confronti dei Paesi che non avevano consentito la consegna del leader curdo alle autorita' turche.

E' ormai chiaro che tale tipo di proteste si intensificheranno e si diversificheranno ulteriormente nel futuro, data la facilita' ed il basso costo che esse comportano. Sara' quindi necessario che chi si occupa di politica estera sia pronto a fronteggiare questo tipo di attacchi informatici che possono causare anche effetti particolarmente dannosi in termini di immagine e di informazione. Il potenziale impatto negativo potra' essere limitato solo se anche le istituzioni si saranno adeguatamente preparate.

In un mondo che cambia molto rapidamente diventa percio’ sempre piu’ importante l’aggiornamento professionale e la "formazione continua". Questa esigenza e’ particolarmente sentita nella diplomazia che si trova di fronte a realta’ geo-politiche e a situazioni negoziali e professionali in continua evoluzione.

Anche nel campo della formazione il ruolo delle nuove tecnologie dell’informazione sta crescendo rapidamente e soprattutto si sta adattando alle differenti realta'. La formazione continua e l'utilizzo di tecniche di apprendimento a distanza (c.d. distance-learning o ancora piu' precisamente on-line learning) sono concetti ormai frequenti e iniziano ad essere efficacemente applicati anche per quanto riguarda l'approfondimento delle tecniche diplomatiche. Antesignana in questo campo e’ la"Mediterranean Academy of Diplomatic Studies" dell’Universita’ di Malta che per prima ha organizzato un "Post-graduate course on Information Technology and Diplomacy". Naturalmente il corso si svolge per la sua quasi totalita’ utilizzando strumenti e mezzi disponibili attraverso Internet.

La riduzione dei costi di formazione e la possibilita’ di utilizzare i migliori insegnanti per le specifiche materie che si devono trattare sono solo due dei vantaggi, non necessariamente i piu' importunanti ma sicuramente i piu' evidenti, che possono derivare dalla formazione a distanza. Questi ed altri aspetti diventano particolarmente rilevanti quando, come nel caso dei Ministeri degli Affari Esteri, il fattore distanza costituisce un elemento che rende piu’ complessa l'organizzazione di corsi classici di formazione.

E' chiaro che uno degli elementi basilari per il successo dell'innovazione e' lo stanziamento dei necessari investimenti, intesi non solo in termini di nuove macchine, ma anche e soprattutto in termini di risorse umane. Mentre e' relativamente facile acquistare o rimpiazzare l'"Hardware" (personal computers, servers, etc), relativamente piu' complesso e' cambiare il "Software" (programmi, etc.), ma ancora piu' difficile e impegnativo e' variare il "Manware" (mentalita' del personale). Inoltre va tenuto presente che il rapido sviluppo della tecnologia che caratterizza l'informatica rende particolarmente difficile colmare eventuali lacune che tendono ad accumularsi nel tempo se si ritarda l'introduzione di nuove tecnologie e nuove procedure.

Nel considerare i possibili effetti futuri delle nuove tecnologie dell'informazione un accenno va fatto alla paventata prospettiva di una scomparsa della forma cartacea dei documenti. Tali scenari "massimalisti" possono difficilmente essere condivisi. Le edizioni cartacee e quelle elettroniche sono spesso complementari e destinate ad usi diversi, quindi non e’ pensabile che l’una possa prevalere sull’altra fino alla completa sostituzione.

A questo proposito si pone il problema, solo apparentemente marginale, della documentazione dell’attività diplomatica per gli storici futuri, a causa della presunta "volatilità" delle versioni elettroniche dei documenti rispetto a quelle cartacee. In realta’ si tratta di un falso problema che si sarebbe potuto porre gia’ al tempo dell’affermazione delle comunicazioni telefoniche. Infatti lo scambio elettronico delle comunicazioni e la loro archiviazione elettronica non ne impedira’ la stampa e la diffusione sotto forma di libro. Sara’ invece piu’ facile effettuare ricerche su una vasta massa di documenti e quindi realizzare selezioni su una base informativa piu’ vasta di quella attualmente disponibile.

Uno dei problemi che comincia ad evidenziarsi anche nel lavoro diplomatico e’ quello dell'eccessiva quantità di informazioni disponibile quotidianamente. Infatti non puo’ essere accettata l’equazione "iper-informazione" = "buona-informazione". Anzi, uno di compiti del diplomatico e’ proprio quello di saper vagliare, filtrare, e valutare le informazioni di cui viene in possesso. Tale compito puo’ presentarsi arduo se non si riesce a dominare il processo di input informativo. Anche in questo caso non esistono pozioni magiche o panacee diverse dalla formazione e dall’esperienza, i due pilastri su cui fondare una professionalita’ particolare ed in evoluzione come quella del diplomatico.

L'uso delle nuove tecnologie sta anche portando ad un incremento dei contatti diretti fra i funzionari in servizio presso i diversi Ministeri degli Esteri ed i loro omologhi nel mondo. Questo comporta un progressivo mutamento nel ruolo e nelle funzioni delle Ambasciate che vedranno diminuire il compito di semplici intermediari per molte comunicazioni, soprattutto di carattere tecnico, che in passato dovevano svolgere. L'ufficio all'estero trovera' la propria ragione d'essere in altre attività di analisi, di valutazione e di contatto a maggiore "valore aggiunto" della semplice trasmissione di documenti.